無論是誰，應該都曾經歷過以下狀況吧？「再30分鐘就要開會了，但會議資料還沒完成……」、「一個小時後要提交給客戶的提案資料，到現在都還沒搞定……」。請大家回想一下，面對這些死線將至的情況時，你的工作效率如何？是不是被激發出超乎尋常的速度？沒錯，設定完成期限，就是激發行動效率最快且最有效的方法。
以前，有朋友問過我一個類似機智問答的問題：「什麼樣的人，能做到無論工作再多，也絕不需要加班？」是能掌握工作訣竅的人，還是頭腦十分聰明的人？不，都不是！ 正確答案是，將孩子放在托兒所的上班族媽媽們！
聽到這個答案時，我立刻想起我的孩子上托兒所的那段期間。當時每週約有一半的時間，是我負責接孩子回家。無論當天工作多忙，只要時間一到，我都得準時去托兒所接小孩， 所以我使出渾身解數，只為了能讓自己在期限內完成工作，準時下班、離開公司。 由此可知，想提升工作效率，就先養成設定完成期限的習慣吧！
有了期限，工作才會有進展
「工作會填滿它可以用的完成時間。」這就是所謂的「帕金森定律」，是在1958年時，由英國的歷史與政治學家西里爾．諾斯古德．帕金森（Cyril Northcote Parkinson）所提出。
舉例來說，當我們把會議時間設定為一個小時，就算所有議題只要三十分鐘就能得出結論，大家還是會在會議中夾雜一些閒聊，直到花完整個時間才結束會議；又或是，因為主管每天晚上都加班到 8 點才走，部屬們為了不比主管早下班，原本能在下班前準時完成的工作，最後也會拖拖拉拉的做到 8 點。
這些例子就是帕金森定律的實際狀況： 「有多少時間能做，人們就會用多少時間來完成」 。但反過來說，只要給出截止期限，人們就會配合規定時間來達成，所以我們可以反向利用這個特性。以我來說，我會使用手機的計時震動功能，來為每一項工作設定期限，而我會特別選用淘汰的舊手機來計時，以免自己會不自覺看個 LINE 或滑社群網站等。
但老實說，在用舊手機設定工作預計完成的時間後，我很少聽到手機的震動聲，因為我總是在震動之前完成工作。這就是為工作設定完成期限的強大威力！
時間不會增加，但可以買別人的
無論工作速度再快、再有效率，只靠自己一人，能做的程度還是十分有限，因此，馬上交出成果的人另一個絕招就是：把工作分出去。在解釋要怎麼樣把工作交付給別人（或使用更有效率的方法）之前，我想先跟大家分享一句話： 「我們無法為自己買到更多時間，但可以買別人的時間。」 當我第一次聽到這段話時，彷彿被雷打到一般恍然大悟，所謂茅塞頓開，大概就是這種感覺。
一天只有24小時，不會因為你在路上隨手撿起垃圾，就讓一天變成26小時；也不會因為你在路上亂丟垃圾，就縮短為22小時。每個人一天都只有24小時，無論再有錢，也無法買到時間。這是指花錢買不到自己的時間。如果我們想買別人的時間，只要給予合理的回饋或報酬，就有可能請別人來代勞許多事，這個概念就是交付工作的本質。
在剛出社會時，我總是一個人加班到晚上11點還回不了家，但是在聽到這句話以後，對於剛下定決心要改變常態加班的我來說，根本就是一語驚醒夢中人！自此之後，我經常會思考，「這件工作，真的只有我能做嗎？」只要確認這件工作有機會請別人代勞，我就會想辦法找人接手處理，工作效率也因此大幅提升。
根據英國某大學的研究指出， 英國一般白領階級的主管，會把高達41％原本應該要交付給員工或部屬的工作，攬在自己身上親手完成。 日本主管們因為無法放手，所額外承擔的工作量，應該遠不只41％，就連我在當主管時，應該也做了很多應該交給部屬的工作。
只要能創造雙贏局面，也可以把工作交付給主管
要特別說明的是，這邊所說的交付工作，並不是要你把工作都推給別人。 重點在於，被交付工作的一方，也能獲得合理的回饋與報酬。只要能創造出雙贏的局面，就有可能把工作交付給主管。
例如，手邊有某個工作內容是與A客戶簽訂最終契約，但往來路程需要花費約6個小時，此時，不妨藉由以下方式來向主管提案：「報告部長，與A公司的合約內容都已經談妥了！如果最後在雙方簽訂契約時， 能由部長出面的話，說不定有機會談到對公司更有利的條件。所以，如果部長的時間允許，是否有機會請部長代表公司，前往A公司洽談簽約事宜呢？ 我會利用這段時間，來處理另一個大型專案的報價資料……。」如果用這樣子的方式來溝通，相信主管應該也會很樂意！
萬一客戶真的因此開出更優惠的條件，功勞都歸給主管；而且讓主管出席像是「簽約」這種重要場合，也是為主管做面子；再加上自己手上的另一個大型專案，最後也是主管業績的一部分，對主管來說，同意這個提案也不會有什麼壞處。更重要的是，只要主管願意幫忙，自己就會多出六個小時的時間。
因此，我想告訴大家： 「把工作合理的交付給別人，並不是推託工作，也不是一件壞事。」 只要被委託的一方也能從中得到好處，就是一個創造雙贏的方法。
老是抱怨自己效率不佳、時間不夠用的人，務必養成在跳下去自己動手前，先思考一下：「這件工作真的只有你能處理，沒辦法分配給其他人嗎？」
（本文出自《先做這件事，馬上交出成果》，大是文化）