唐心慧第一次意識到時間，是在小學 6 年級的遠足課。前一天晚上興奮到睡不著，隔天見到同學很開心，但轉瞬間太陽西斜，學校公車已經返程。「從那個 moment（時刻）開始，我體認到時間稍縱即逝，我告訴自己絕對不要浪費時間，要把生命拿來做有意義的事。」
時間管理對唐心慧而言，不是一件特別困難的事情。她在 14 歲就帶著小 2 歲的弟弟生活在國外，「要唸書、煮飯、打掃，適應新文化、學習新語言，還要玩！」每一件事都很重要，沒有能捨棄的，但每個人又只有 24 小時，想全部做到，就必須懂得時間管理。
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比方說，什麼時間適合排什麼活動，很多事情都是嘗試中學習。「有的時候，別人的方式不一定適合你。」唐心慧是晨型人，早上特別有能量，頭腦很清晰，所以她就不會把談判、重要會議，策略思考放到晚上。但這不代表你也要變成早鳥，必須自己去嘗試，了解自己的身體、喜好和目標，慢慢融進生活裡。
時間管理最大的魔鬼是自亂陣腳，沒有主軸，忙了一天也可能一事無成。
急事也要跟其他急事比，待辦清單才不會亂
最重要的一件事是「不要跟著事情跑」。廣告業界流傳一句話「計畫趕不上變化，變化趕不上客戶一通電話」，似乎廣告人只能跟著客戶跑。
但唐心慧認為，你要 in control（一切都在掌控之中），「時間管理最大的魔鬼就是自亂陣腳」，做事要有主軸；失去主軸，就會忙了一天卻一事無成。
主軸就是知道自己該做什麼。唐心慧有一張待辦清單，把一切該做的事分門別類。比如 5 位客戶共有 10 項專案，每個專案又包含哪一些任務，這些任務彼此的關係是什麼，逐項列出。每天下班前，做完的事情劃掉，這樣隔天早上該做什麼，一清二楚。
而有了這張清單，就不會被緊急的事牽著走！因為它再急迫，加進來時，都必須和其他的事項一起比較。在所有任務中，優先度排行第幾？比如它可能第 3 緊急，那前面就還有 2 件更十萬火急的事情，沒做完就不必考慮臨時事項。
另外，唐心慧提醒，這張清單不只有工作的事項，還包含人生的目標，「時間是不能分割的，任務只能交錯進行。」把所有想做的事情寫出來，才能避免衝突發生。「人總以為自己能記住所有事情，但實際上你會發現，如果沒有列出完整清單與梳理計畫，事情或細節肯定會有所遺漏也無法超前布局。」
每天空出一小時，有吸收才有更新
另外，對高階主管而已，能不能看見未來，決定組織的成敗。而許多經理人工作一忙，就忘了抬頭看世界的發展。唐心慧自己每天會空出一個小時，專門閱讀和思考。「有時候跳脫忙碌的工作，有意識地適時把自己放空，才能有空間思考和學習，」要有足夠的 input（學習），思考才會 refresh（更新），才可能看見企業缺的拼圖。
以數位轉型為例，它不是今天做，明天就變。企業要孵化新文化、新技能，有時候必須等待新科技誕生。所以經理人不能總是看提案、讀財報，要多閱讀。當你對一件事情的變化脈絡有清楚的認知，就知道「很多事情是急不來的」。不能急的事，就耐心等待時間發酵；只要不急躁，時間就站在你這一邊。
不過，一些經理人可能會抱怨，每次在行事曆上留白，部屬反而把它當作門診時間，最後還是很難有自己的時間。唐心慧解釋，心愈軟，愈負責的主管，愈會有這種問題。她也一樣，剛來電通集團時，堅持早上 9 點前不開會，因為 6 點到 8 點要運動。但後來太多會議安排在 8 點半，最後只能改成周末鍛鍊。
「沒人想這麼早約會議，一定是真有需要才來約會議，」唐心慧這麼幫部屬想。直到有一天，她醒悟「空白的一小時」又不是拿來睡覺，公司的未來應該擺在所有事物之前，才慢慢堅持，「有堅持才會形成慣性。」她也開玩笑地說，而且一個小時不開會，多半也不會怎樣。有時候沉澱一下，會發覺事情沒那麼嚴重。
因為疫情，這幾年幾乎所有人的時間都大亂。唐心慧也是，起初幾個禮拜，工作和生活幾乎分不開，常常開會到下午 2、3 點，血糖太低才發現，自己沒吃午飯。但說穿了，就是吃飯沒有紀律。以前都是看同事開始走出辦公室，才知道午餐時間到了。現在沒人提醒自己，就把「午餐」排進行事曆！
不只工作，吃飯、睡覺都要有紀律。老天爺最公平的，就是每個人一天都只有 24 小時。有紀律，才能成就愈多，人生就愈有深度，也才不枉此生。
唐心慧
畢業於紐約大學（New York University）行銷管理學系。現為電通行銷傳播集團台灣執行長。著有《人生，我選擇「以上皆是」》《人生有所謂，決斷無所畏》。