本集重點
  1. 辦公空間是開放空間,可能會影響別人對你的評價,也可能會影響你自己的工作動機。
  2. 設想理想的職場生活,會讓你對空間有比較清楚的概念,你就會知道想把工作空間打造成什麼樣子。
  3. 怦然心動整理法是要你選擇「這些是讓我心動」、「是我真正想要留下來」、「想要珍惜」的東西。

本集內容

各位《新書快讀》的朋友大家好,我是《經理人月刊》副總編輯張玉琦。今天要談的書稍微輕鬆一點點,是本跟整理有關的書。作者近藤麻理惠非常特別,她原本只是一位普通的上班族,但因為太喜歡整理了,在工作之餘愈來愈多人問她整理的方法,就變成了全職的整理顧問。

她的整理哲學後來風靡到歐美,甚至成為《時代》(Time)雜誌的封面人物,Netflix還拍了她的紀錄片。麻理惠在臺灣非常紅的書就是《怦然心動的人生整理魔法》,最近把怦然心動的整理哲學應用到工作空間,與組織心理學家史考特‧索南辛(Scott Sonenshein)合作,出版成今天要介紹的《怦然心動的工作整理魔法》。

「辦公」跟「居家」空間有什麼不同?對你有哪些影響?

1.如果你家裡很亂,但你走出來時,整個人很整齊、很乾淨,好像也就沒有什麼問題。但要是你的辦公桌很亂,老闆、同事走過去,看了可能都會碎念你一下。在書裡面也有提到,麻理惠有個客戶就說,他覺得自己桌子好亂,感覺很不好意思。辦公空間是開放空間,可能會影響別人對你的評價,也可能會影響你自己的工作動機。

2.辦公空間是工作的地方,所以亂不亂可能會影響到你的效率跟工作成果。書裡有個統計,每個員工一年花在找東西的時間,相加起來大概有一個禮拜那麼長。也就是說,一年52個禮拜中的其中一個禮拜,你什麼事情都沒有做,就只是在找東西而已。

3.有些文章會覺得,東西亂其實是代表這個人很有創造力,這件事情是真的嗎?這個見仁見智,但是麻理惠在書裡有提到,你可以想想每天坐進座位,有「這個空間真是怦然,立刻就想要開始工作,所有東西都不用找」這種令人心動的感覺嗎?

在電影《高年級實習生》(The Intern)裡也有這麼一個段落,安‧海瑟薇(Anne Hathaway)是一家公司的老闆,勞勃‧狄尼洛(Robert De Niro)是她的高年級實習生。這個老闆每次進到公司,就看到有張桌子非常亂,可是因為那是公共空間,都沒人去整理。勞勃‧狄尼洛就注意到老闆一直對著那張桌子皺眉頭,他就利用自己的時間把桌子整理乾淨,結果老闆和同事的心情都變得很好,大家工作起來很帶勁,這就是空間變化會帶給你的影響。

整理辦公空間3大原則

工作除了辦公桌之外,大部分的工作空間可能是在電腦、手機裡,所以在這本書也會提到非實體的整理方式,像是整理電腦桌面、檔案、手機,還有整理決策、工作期程等等。今天的主要大方向是「如何整理辦公空間的幾個邏輯」,下一集會更細地談到如何整理每個項目。

原則一:先想像「理想的工作環境長怎樣」

這會包含環境、我的行為、我進入這個空間的感受,甚至是這個空間讓你聞到什麼味道。比如說,我早上踏進公司,是不是想要幫自己泡一杯咖啡?或是點香氛機?下午會在底下拿出什麼東西?設想理想的職場生活,會讓你對空間有比較清楚的概念,你就會知道想把工作空間打造成什麼樣子。

原則二:一口氣整理完

這是近藤派跟其他整理術滿大的不同,她鼓勵一口氣整理完,而且要按照類別來整理,為什麼呢?因為如此一來,你可以馬上感受到很巨大的差異,之後 也比較有動力維持這個感受;而按照「類別」而不是按照「地方」整理這一點,按照地方是今天先整理桌面,再整理抽屜,然後是地板。麻理惠認為要把同樣類型的東西集中在一起整理,你才可以明確地知道應該要留下哪些。

她說因為辦公空間畢竟比家裡小很多,如果一次就想整理完,大概只需要5個小時。可是一定很多人也會說5小時還是很久,怎麼可能在上班時間用5小時來整理!所以她建議把整理工作集中在某段時間內,例如每天一來就整理或中午到了就整理。大概在一個月內整理完也算是一口氣,就很長的一口氣。

原則三:選擇你要留下什麼東西

你可能會覺得,選擇「要丟掉」跟選擇要「留下來」的東西,意思不是一樣嗎?但她認為其實完全不同,因為大腦會很著重在負面訊息裡,假如你一直想著這個我要丟掉、那個我要丟掉,那你的意念都會一直集中在「要放開」、「我不要」的東西上。但這個整理法並不是要你把東西不要,而是要你選擇「這些是讓我心動」、「是我真正想要留下來」、「想要珍惜」的東西

如何選擇要留下來的東西?第一個是一定要選讓你心動的東西,可是你一定會知道辦公室裡,怎麼可能所有東西都讓我心動?沒錯,所以第二個是選工作上一定會用到、實用的東西;第三則是能夠幫助你實現未來、達成理想的東西

下一集我們會比較細地介紹各個類別應該要怎麼整理,今天的分享就到這邊,謝謝大家。


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