愛和員工閒聊,不怕浪費時間?蔡恩全的法寶:Outlook 行事曆管理術

2023/05/17
經理人月刊 吳美欣
「退休3年,我每天還是用Outlook行事曆照表操課、用顏色區分行程。」微軟大中華區前任副總裁蔡恩全說。然而,這樣「嚴格」的行事曆,並非蔡恩全的天性。

「退休 3 年,我每天還是用 Outlook 行事曆照表操課、用顏色區分行程。我老婆都說我是瘋子。」微軟大中華區前任副總裁蔡恩全說。

然而,這樣「嚴格」的行事曆,並非蔡恩全的天性。從惠普(HP)基層工程師,到台灣微軟管理顧問服務主管、到台灣微軟在位最久的總經理、調任大中華區副總裁。蔡恩全說,自己的性格跟一般外商高階經理人不太一樣:動作慢、喜歡跟員工閒聊。如果沒有安排好行程,時間運用容易鬆散。

「以前跟事業群主管聊天,東扯西扯,聊到他老家事業怎樣怎樣。從晚上 7 點聊到快 10 點,才想起來有件事要講,結果,3 分鐘就講完了。你說,這叫什麼時間管理?」他知道自己是個「閒聊派」,更需要把握時間把該做的事做完,才有餘裕照自己的步調,做自己想做的事。

因此,他的原則就是,事先安排、提早把事情做好。舉例來說,他在惠普當工程師時,要去美國受訓,他把去美國後要讀的書、講義先拿到手,在台灣念完才去,因此 3 個月美國訓練,每次考試幾乎都是第一名。

【延伸閱讀】吃午餐也要排進CEO行事曆!唐心慧:工作、吃飯、睡覺有紀律,能成就更多事

凡事先做一步,就能掌握升遷的機緣

「那時候資深工程師幾乎都 5 點下班,我還是小小工程師,每天念書念到 9 點、10 點才下班。」一有機會,就預先準備、主動多做事的原則,讓他可以「deliver beyond expectations」(超乎預期),在主管心中建立起「你辦事,我放心」的信任基礎。在微軟好幾次調職,都是擔任救火隊,臨危受命解決問題。

也是因為這項特質,讓他脫穎而出,接任台灣微軟總經理。「很多人技術比你好、反應比你快,為什麼機會會輪到我?事後回想,就是一些機緣,加上特質受人賞識。」

「時間管理的關鍵是,你要掌握主導權與節奏。」蔡恩全習慣事先規畫好一整年的年度計畫,把固定的大型會議,像是年度大會、年中績效會議、季度會議,預先註記在行事曆上,並保留與會人員的行程。這些屬於 non-negotiable(不可協調)的行程,有再大的事情也不會更改,「高階經理人最忌諱隨興,一旦你更改時間,所有員工的時間都會跟著變動。」

每周日晚上,他也會花 1~2 小時檢視未來一周的行程,想好隔天早上要做哪些事、達成哪些目標;連議程都在周日晚上寫好,排程在周一早上 9 點 45 分發出。排定好的行程,用不同顏色標示。例如,淡綠色代表經常性會議、紅色是重要任務、黃色是提醒、灰色代表差旅交通,連通勤時間都算在內。看到顏色,就知道活動的意義或重要性。而且,下班前一定檢視當日時間使用的情形,有沒有因為事件改變,需要調整工作排程。

他也強迫自己,一天只能收 3 次 email,在上午、下午與晚上分別撥出時段,專心處理電子郵件,把其他時間留給要務。如果員工有緊急事件,直接打電話給他,才能即時處理。

安排沉澱時段自我修復,紓解被時間綁死的壓力

除了排定的任務外,每個月他也會安排一個周五早晨,每季安排一整天,不受任何人打擾、專屬自己的反思時段。把擔憂的事情,前因後果一筆一畫用鉛筆寫下來,並思考最壞的結果如何、自己能否接受?透過這樣的方式,修復情緒。「經理人平常有開不完的會,時間被綁得死死的,沒機會抬頭看。反思能讓你跳脫每天的壓力。」

人生充滿抉擇,有專業、有人性、有價值觀,永遠在排序。

退休後的蔡恩全,仍在企業擔任顧問、舉辦演講、依照人生計畫寫書。事實上,在退休前,他就已經在思考,什麼事情最能讓自己充滿能量?他決定善用喜歡與人分享的特質,在擔任大中華區副總裁後面幾年,有機會就到不同區域舉辦講座,傳承自己的能力,也幫助自己反思一路以來的職涯經歷。不過他也坦言,過去太專注在工作上,如果時間可以重來,他會花更多時間建立工作以外的朋友圈。

「人生充滿抉擇,有專業、有人性、有價值觀,永遠在排序。不是你幹了總經理,就能解決這些問題。最好的辦法,就是提早規畫,才有餘裕安排優先次序。」蔡恩全說。

蔡恩全

台灣清華大學電機工程學系畢業,擁有 30 年外商歷練。2019 年卸下微軟大中華區副總裁一職,曾是大中華區職級最高的台灣人,也是台灣微軟在任最久的總經理。第一份工作在惠普擔任工程師,之後轉戰 IBM 與微軟,從研發、技術、業務,再橫跨至通路、行銷等領域。

上一篇
8 成主管找不到 ESG 人才!資誠李宜樺:練就 3 大識才眼光,找到對的人上車
下一篇
你以為的開放心態,其實充滿盲點!接受他人意見後,我該怎麼做判斷?