提起「視覺化」，相信很多人會聯想到豐田的「警示燈（行燈）」系統。警示燈是工廠產線出狀況時，透過黃燈或紅燈警示問題所在的機制。燈號一亮起，組長及領班便會迅速趕往現場，討論應對措施。
這套系統將警示燈設置在眾人目光可及的位置，以確保問題發生時，可以迅速通知全體人員。這是豐田最具代表性的「視覺化」手法。
「看板」也是「視覺化」的手法之一。這套機制是在看板上標示所有需要的零件名稱及數量，並讓看板在廠內繞行，讓所有人共享相關資訊，以便可以在所需地點，及時供應所需數量的必要零件。
豐田透過「大部屋法」讓資訊透明化
豐田有各式各樣的「視覺化」方法，根據我擔任顧問諮商的經驗，對事務部門導入「大部屋法」，大多能成功「降低成本」。「大部屋法」，簡言之就是讓所有相關人員共享資訊。
例如，把「設法降低 10% 成本」的目標，張貼在某間大會議室或走廊牆上，讓每個人都能一目了然，所以大部屋法也是一種「視覺化」的手段。看到牆上貼出的目標告示，各部門相關人員就會開始各自想辦法如何「降低 10% 的成本」。接著， A 部門張貼提議「或許這樣做可以降低成本？」， B 部門也提出意見，分享其他方案「也可以試試這個方法！」。
透過公開張貼這些提議，即使是非相關部門的人員，也能立即明白公司現在面臨什麼樣的問題，或正在推行哪些活動。如此一來，資訊就能在公司內部廣布流傳，達到所有人共享資訊的效果，這就是透過大部屋法進行「視覺化」的作用之一。
大部屋法的另一個目的：常看，就不容易忘
另一個作用是：隨時提醒人們。 據了解，人們前一天才說過的話或看過的信件，到了第二天就會忘記九成以上的內容。所以，即使主管吩咐「降低10% 成本」，下屬很容易因埋頭眼前的工作，隔天就忘了主管的指令。
然而，如果把指令張貼在人人目光所及的地方，時時映入大家的眼簾，自然就不會忘記。「喔對，得想辦法砍掉 10% 的成本，有什麼方法呢⋯⋯」大家會開始付諸行動。這就是大部屋法中「視覺化」的優點。
更重要的是，把目標「視覺化」以後，一定要把實際執行後的成果也「視覺化」。 舉例來說，假設目標定為「三個月減少 10%」。開始執行後，用比如「○月○日省下 5 日圓」或「○月○日失敗」等方式，把實際成果記錄下來，藉此可以檢討為什麼成功？為什麼會失敗？如何才能改善？激發思考，想出更多的因應對策。
此外，透過一些技巧，讓難以「視覺化」的部分具體展現，也很重要。每一種行業，經驗愈是豐富的人，愈容易培養出行家特有的「直覺」或「訣竅」，而這些往往很難用言語表達。所以重要的是，老手必須花些心思，讓其他人也能了解、共享這些「只能意會」的部分。
例如，當工廠師傅說「用力握緊」時，他必須思考「用力」到底需要多少力氣。不過，沒必要動用測力機來測量。他可以打比方：「就像吊單槓時的力道」，或是「大力握住對方的手的感覺」，他只要能用具體的描述來傳達就夠了。
利用這種方式，將本質上看不見的事物「視覺化」，也非常重要。
（本文出自《世界頂尖企業爭相效法、利潤極大化的「豐田成本管理術」》，樂金文化）