本集重點
  1. 一個番茄鐘=25分鐘工作+5分鐘休息。
  2. 番茄工作法可以駕馭、分析、管理時間,可以建立起一套分析系統,讓你了解自己工作何其沒有效率。
  3. 彼得・杜拉克強調:對知識型工作來說,效能是重要的,而且效能可以學習,也必須被學習。

本集內容

各位讀者朋友好,我是《經理人月刊》的總編輯齊立文,這次要介紹的是一本在2020年一月出版的書,叫作《間歇高效率的番茄工作法》。

我相信很多讀者朋友已經聽過這個工具,但是我某種程度相信,你們應該沒有讀過這本書。因為它在過去很長一段時間,並沒有出版繁體中文版,所以大家了解或認識這個工具,可能是在某些談時間管理、效率的書籍、網站裡面。它們往往會介紹很多相關的App,用的就是番茄工作法的原理。

分心時代,重新定義番茄工作法

我覺得這本書在2020年重新出版特別有意義,原因是現在我們真的太容易分心了。《經理人月刊》滿常在講,比方說專注的技術,或是如何讓你達到深度工作的能力,我懷疑其實有一點點徒勞無功。因為很多的說法都會希望你遠離手機、遠離社群媒體、遠離網路,但我覺得有一點不切實際

仔細想一想,每一天的工作、生活裡,你很難離開手邊的電子設備,不管是pad、手機或電腦,很多時候你看的也都是串流的影音,所以我們太難找到專注的時間,我要你離開這些設備是沒有用的。但是,大家都不想加班,又有交出工作成果的壓力,所以在相互衝突的需求裡,你一定要想怎麼運用有限的工作時間,而番茄工作法就是一個滿好的方法。

番茄工作法的誕生

作者的名字叫法蘭西斯科・西里洛(Francesco Cirillo),他是一位義大利人。1980年代,他在念大學時要準備期末考,他問他自己一個問題:「我到底能不能好好地專心讀個5分鐘的書?」

我覺得這在手機的年代,真的是特別有意義的問題。你到底能不能專心做5分鐘、10分鐘的工作?他東看看西看看,看到廚房裡有個番茄型的計時器,就給自己設了一個時間,告訴自己:「沒關係,我就試試看能不能專心5分鐘,讀一個章節,哪怕是幾頁也好。」

他設了一個5分鐘,讀了之後發現效果還不錯,慢慢地再設長一點。在他往後不管求學或工作生涯,都試著用這個方法,成效也都滿好的。這就是番茄工作法的由來,真的沒有什麼大學問,真的只是因為他找到了個像番茄的計時器。我認為這本書也滿合了家長推薦給小朋友看,因為不只上班族、工作者,現在小朋友也很容易分心。

以30分鐘為基本單位,涵蓋工作與休息時間

西里洛從1980年代開始到處分享這個方法,方法很簡單,你找到一個泡麵的計時器,或用手機、有手錶設定。單位也很簡單,一個番茄鐘=25分鐘工作+5分鐘休息。

假設你9:30開始工作,9:30到10點是今天啟動的第一個番茄鐘,他會希望你開始工作後到9點55分都不要被打斷,就是專心地工作。接著,9點55分到10點可以稍微休息一下,之後再設下一個番茄鐘。

我認為它是一個駕馭時間、分析時間、管理時間,了解你自己實際工作狀況的一個好工具。時間管理的工具非常非常多,這個方法夠簡單,而且可以建立起一套分析系統,讓你了解自己工作何其沒有效率。可是,為什麼我們要有效率?或是我們為什麼要有效能?

你想成功,就得掌控時間

《杜拉克談高效能的5個習慣》在講「高效能」這件事情時,第一個就是講「時間管理」。所有成功的人都把時間分析得很好、管理得很好、運用得很好。書中特別也講到,我們現在大部分是知識型的工作者,不是在生產線。你如果在生產線工作,人就是得出現在現場,它會是流水線的,所以你就是得組裝、得拼裝、得實際做一個動作。

但我們都不是這樣,上頭給你一個任務,你可以半夜3點做,可以早上7點做,都是在你的掌控。我們很多時候是跟團隊一起共事,如果你的時間掌控得不好(例如半夜3點才特別有創造力,只能在那時工作),等在你下端的同事沒辦法配合你這樣子的時間,你光把他著急都著急死了。所以,懂得駕馭、管理時間,是現在知識型工作者非常迫切的技能。

為什麼彼得・杜拉克(Peter Drucker)強調「高效能的工作者」?意思是「效能是重要的」,重點是「效能可以學習」,而且「效能也必須被學習」。因為杜拉克在很多企業當顧問,也在學校教書,在實務界、理論界都累積了很多的作品,影響了很多的人。他觀察很多高效能工作者後,發現他們絕大部分要提升工作效能,不是從一項一項任務去分析,全都是從「分析時間」開始。我之前看到一個故事,特別有意思,剛好跟杜拉克講的例子呼應,也在現實生活的商業人士身上展現了這件事。

比爾・蓋茲(Bill Gates)在一個訪談裡說,他問過華倫・巴菲特(Warren Buffett)一個問題:「真正很成功的人跟普通成功的人,有什麼差別?」

巴菲特的回答,跟杜拉克講的一模一樣,就是「時間」。大家都知道巴菲特很有錢,他說:「我很有錢,我可以買到任何東西,但是我不能買到的就是時間。」巴菲特還把他的行事曆攤開給蓋茲看,蓋茲說巴菲特這樣子等級的人,要把自己的行事曆填滿有多容易,但是裡面大部分卻是空白的,他大部分的時間是留給他自己。

如同大家所知的,巴菲特留給自己的大部分時間,都是在閱讀。所以你今天坐在這裡看這一節講書,我相信你也留了很珍貴的時間在投資自己,這也是世界上真正成功的人士,所做的第一個成功關鍵。

接下來,我會再仔細地跟各位分析,這個聽起來這麼簡單的工具(每工作25分鐘,休息5分鐘),到底對我有什麼幫助?它容易執行嗎?執行之後又有什麼成效?謝謝。

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