上周的會議筆記，你還記得寫在哪裡嗎？
全球生產力專家提亞戈．佛特（Tiago Forte）曾在早年時，罹患「機能性音聲異常」（functional voice disorder），起初，他尋遍醫生都找不到病因，原以為只是流感引起的喉嚨疼痛，沒想到狀況持續惡化，嚴重到說話、吞嚥、大笑都困難。
在疼痛加劇又求助無門的情況下，他拿出筆記本，記錄自己在生病期間的經歷與感悟。他向護理人員索取完整的病歷，從數百頁的資料中，檢索、註解、重新整理，掃描上傳成數位檔案。他逐漸了解，這並非藥物可以根治的疾病，而是與身體、情緒狀態息息相關。於是他根據手邊資料，設計一套新的生活方式，改善飲食、規律冥想，搭配語言治療，佛特表示，雖然疼痛沒有消失，但「已經比以前更容易處理。」
後來，他將這套學習系統分享到部落格上，文章受到《哈佛商業評論》、《快速公司》（Fast Company）、《Inc.》等知名雜誌轉載，也獲邀為豐田、基因泰克 （Genentech）的企業講師，培訓逾 2 萬名知識工作者，並在 2023 年出版同名書籍《打造第二大腦》。
數位筆記可備份、分享與連結，知識能夠更有效率地被運用
佛特強調，數位工具宛如「第二大腦」（second brain），一旦資訊能夠被數位化保存，就可以被檢索、搜尋、組織、同步、分享，在任何地方、任何時刻，只要你想用，它就像一座知識寶庫任你採用。
如同他的藥物與療程，數位筆記在佛特探索人生道路上，發揮舉足輕重的效果，使他可以用不同觀點，看待自身疾病，把新資訊轉化為有益自身的實用工具。與其讓大腦記憶細微末節，不如把記憶的工作交給外部系統，「讓大腦能以更有創意的方式，吸收與整合新資訊。」
比起傳統筆記，數位筆記可容納各式媒體，照片、語音備忘錄、螢幕截圖、會議筆記、網頁超連結等，能把不同種類的內容聚合在一起，而且始終維持開機、規模可大可小。建立一套可倚重的數位資訊系統，就能更輕易搜尋、備份、分享，連結知識。
避免筆記雜亂無章，用「專案性質」整理資料
那麼，該如何組織你所獲取的資訊，讓你在需要時能立即找到並取用呢？佛特提出一項最重要的原則：可操作性。在記錄與保存資訊前，你只需要回答一個問題：這筆資訊，對我現在手上哪個工作最有用？
佛特依筆記派上用場的時序，分成 4 種歸納類型：專案（projects）、領域 （areas）、 資源（resources）和檔案庫（archives）。「專案」是你正在進行的短期任務，例如，人才招募活動、會議簡報；「領域」代表你想逐步掌理的長期責任，例如減重（專案）與健康（領域）、寫客戶合約（專案）與法務（領域）；「資源」包羅萬象，可以是你持續追蹤的趨勢、業餘興趣或你感到好奇的事情，例如經典電影、音樂、旅行規畫，檔案庫則蒐藏備而不用的事項。
剛開始時，可以只設專案資料夾，當你完成一個專案，就把資料夾移去檔案庫；而當你要啟動新專案時，就可以檢視各個檔案庫，了解過去的專案裡是否有可再利用的資源。你可以把這個方法想像成一座冰箱，專案是火爐，上頭有你正在烹調的食物；領域是冷藏室，裡面是你很快就會用到的食材；資源是食品儲藏室，有各式資源可供你用於任何餐點；檔案庫則是冷凍櫃，食材在裡頭能儲存很長一段時間。
資訊蒐集目的不只在記錄，還要拓展思維潛能、派上用場
就像積木一樣，你可以移動、組裝這些材料。佛特指出，知識生產的過程會經過從擴散到整合，接收資訊、蒐集材料、整合產出。在擴散階段，你要做的是擴大視野與探索一切選項。
諾貝爾物理學獎得主理查．費曼（Richard Feynman）曾分享他在物理學、量子力學，以及堪比專業的嗜好康加鼓（conga）的成就方法，「你必須持之以恆地把 12 個最愛的難題記在腦裡，」當你聽到或讀到新的研究成果或新的訣竅時，「就可用來測試，以驗證它們是否有所助益。」
試著列出幾道你感興趣的議題，小至習慣早睡、不在小孩睡著後追劇，大至創造平等公正的社會。研究這些議題不在於得到完美、正確的解答， 而是以問題當作學習的「北極星」；因此記錄資訊還有第二項原則：出乎意料之外。如果它沒讓你感到驚喜， 表示你某種程度已對它有所認識，就不必費心做筆記。
《打造第二大腦：多一個數位大腦，資訊超載時代的高效能知識管理術》
作者：提亞戈．佛特（Tiago Forte）
佛特是全球頂尖的生產力專家，2017 年開授「創建第二大腦」線上課程，曾在基因泰克公司、豐田汽車和美洲開發銀行服務，在《紐約時報》《哈佛商業評論》等刊物發表過多篇文章。
譯者：陳文和
出版社：商業周刊
出版日期：2023 年 2 月 9 日
ISBN：9786267252093